Ordnung des Vereins KERSCHBAUMERHOF

INHALT:

Präambel
1. Mitgliedschaft

2. Vereinsprozesse

3. Mitgliederversammlung

4. Vorstand

5. Datenschutz

Präambel

Dieses Dokument regelt die Prozesse und Vorgehensweisen innerhalb des Vereins, die nicht Bestandteil der Satzung sind. Ausführlichere Erläuterungen dienen so als Leitfaden und Orientierungshilfe, wie unser Verein sich organisiert. Der Verein ist selbstlos und nicht profitorientiert tätig.

Der Verein versteht sich über die landwirtschaftliche Tätigkeit hinaus auch als gemeinschaftlicher sozialer Lern- und Begegnungsort. Inkraftsetzung und Änderung der Vereinsordnung bedürfen des Beschlusses der Mitgliederversammlung.

  1. Mitgliedschaft

1.1 Mitgliedsbeiträge

  • Die Höhe des einmaligen Aufnahmebeitrags neuer Mitglieder beträgt 50 €. Der Aufnahmebeitrag wird bei Austritt nicht erstattet.
  • Der Basisbeitrag für alle ordentlichen Mitglieder beträgt 10 €/Monat.
  • Die Mitglieder mit Ernteanteil(en) sind verpflichtet den in der Bieterrunde persönlich festgelegten jährlichen Mitgliedsbeitrag in vereinbarter Höhe und Fälligkeit zu bezahlen. Die zu erwartenden Jahresgesamtkosten müssen durch die Mitgliedsbeiträge, einschließlich der Basisbeiträge, aller Mitglieder gedeckt werden.
  • Die Änderung der Größe des Gemüseanteils ist jeweils zum neuen Wirtschaftsjahr möglich mit einer Frist von 3 Monaten.
  • Für Fördermitglieder entfällt der einmalige Aufnahmebeitrag. Der Mitgliedsbeitrag für Fördermitglieder beträgt 5 €/Monat oder ein frei wählbarer, höherer Betrag.
  • Die Mitgliedsbeiträge können jährlich, halbjährlich oder monatlich gezahlt werden. Für die Zahlung der Beiträge wird ein Lastschriftverfahren vorausgesetzt.  
    Bei jährlicher Zahlungsweise ist auch eine Überweisung zu Beginn des Gartenjahres möglich.
    Die Abbuchungsmodalitäten können jährlich bei der ordentlichen Mitgliederversammlung geändert werden.

1.2 Bieterrunde

  • Die Budgetplanung wird mit der Einladung zur Mitgliederversammlung an die Mitglieder verschickt, sodass im Vorfeld eine Diskussion über die gesamte Budgetplanung erfolgen kann.
  • Die endgültige Version der Budgetplanung wird jährlich auf der ordentlichen Mitgliederversammlung den Mitgliedern vorgestellt und verabschiedet.
  • Der Mitgliedsbeitrag für den jeweiligen Haushalt wird je Erntejahr durch ein Bieterverfahren ermittelt.
  • Vor Beginn des Bieterverfahrens wird die Gesamtbudgetsumme abzüglich der Summe der Basisbeiträge durch die Anzahl der zu vergebenen Ernteanteile geteilt. Daraus ergibt sich ein rechnerischer Mittelwert. Dieser Wert kann als Richtwert angenommen werden. Jetzt wissen alle, was von jedem gezahlt werden müsste und jedes Mitglied kann entsprechend des solidarischen Prinzips auch über oder unter dem Richtwert bieten.

    Um das Verfahren abzukürzen erfolgt die Bieterrunde im sog. Ampelverfahren. Hierbei werden drei Angebote abgegeben:

    - Grünes-Gebot: „dieser Beitrag ist für mich gut aufzubringen“
    - Gelbes-Gebot: „dieser Beitrag ist schon etwas schwieriger, aber noch machbar“
    - Rotes-Gebot: „absolute Grenze für meinen Beitrag“

Zuerst werden alle „Grünen“ Gebote zusammengerechnet, falls dies nicht für die Budgetdeckung ausreicht alle „Gelben“ Gebote und erst dann alle „Roten“. Sollte auch bei den abgegebenen roten Angeboten keine Budgetdeckung zustande kommen, ist die Budgetplanung zu überarbeiten.

1.3 Aufnahme neuer Mitglieder

  • Eine Aufnahme von Mitgliedern beginnt in der Regel zu Beginn des Geschäftsjahres. Eine unterjährige Aufnahme neuer Mitglieder ist nur möglich, wenn die planerischen Kapazitäten es erlauben. Es gilt in dem Fall mindestens der Richtwert.  

1.4 Personengesellschaft

Für nicht im Handelsregister eingetragene Personengesellschaften (z.B. Haushaltsgemeinschaften) gelten folgende Sonderregelungen:

  • die Personengesellschaft hat bei Ihrem Beitritt dem Vorstand Name, Anschrift und Geburtsdatum aller volljährigen Personen, aus denen sie besteht, anzugeben, der Aufnahmeantrag ist von ihnen allen zu unterschreiben; Veränderungen in der Zusammensetzung der Personengesellschaft sind dem Verein und seinen Mitgliedern gegenüber erst nach Zugang einer schriftlichen Änderungsmitteilung durch das betreffende Mitglied wirksam, wobei für die Aufnahme einer neuen Person in die Personengesellschaft eine Zustimmung des Vorstands erforderlich ist;
  • Alle mitgeteilten Personen sind gegenüber dem Verein und seinen Mitgliedern berechtigt, die Personengesellschaft jeweils einzeln vollumfänglich aktiv und passiv zu vertreten;
  • Es besteht auch für Personengesellschaften nur eine einheitliche Mitgliedschaft, alle Mitgliedschaftsrechte können nur einheitlich ausgeübt werden, insbesondere besteht nur ein Stimmrecht pro Mitglied – gleich aus wie vielen Personen das Mitglied besteht; bei Beschlüssen der Mitgliederversammlung ist gegenüber dem Versammlungsleiter anzugeben, welcher von mehreren anwesenden Vertretern das Stimmrecht ausübt – andernfalls (oder bei Stimmabgabe durch mehrere Vertreter desselben Mitglieds) ruht das Stimmrecht des Mitglieds für den betreffenden Beschluss;

  1. Vereinsprozesse

2.1 Ernteorganisation

  • Jedes Mitglied ist für die Abholung der Ernte eigenständig verantwortlich.
  • Die GärtnerInnen sind für die Planung, Organisation und Durchführung der Ernte verantwortlich.
  • Die genauen Modalitäten zu Ernte und Verteilung (Abholtag und -zeit, Fristen, Verwendung von Überschüssen, etc.) werden auf der ordentlichen Mitgliederversammlung beschlossen und sind den jeweiligen Protokollen sowie der Homepage zu entnehmen.

2.2 Arbeitskreise

  • Ein Arbeitskreis kümmert sich selbstorganisiert um einen bestimmten Themenbereich und bindet bei Bedarf, andere Arbeitskreise und das Gemüsegremium (siehe folgenden Punkt) mit ein.
  • Die Arbeitskreise können sich je nach Bedarf verändern oder erweitern.
  • Von jedem Arbeitskreis kommt mindestens ein Abgesandter zum regelmäßigen Gemüsegremium und spricht für das Thema. Dabei ist es auch möglich sich abzuwechseln.

2.3 Gemüse Gremium

Gemüsegremium

  • Das Gemüsegremium trifft sich regelmäßig, bringt alle Themenfelder an einen Tisch und organisiert so das laufende Vereinsgeschehen. Dies können sein:
    - Organisation interner und öffentlicher Veranstaltungen des Vereins
    - Laufende Organisation der Ernteverteilung
    - Ideen und Verbesserungsvorschläge für die Zukunft
    - Gemeinschaftsaktionen
    - Erforderliche unterjährige Anschaffungen
    - Vorträge rund um Gartenbau und Ernährung
    - Austausch mit anderen SoLaWi
  • Die Gruppe besteht sowohl aus allen Vorstandsmitgliedern, als auch aus weiteren Vereinsmitgliedern, die jeweils ein Thema oder einen Arbeitskreis repräsentieren.
  • Die Zusammensetzung des Gemüsegremiums kann sich somit ändern, wenn sich die Themen oder Arbeitskreise ändern oder sich Abgesandte abwechseln.
  • Das Gemüsegremium trifft Entscheidungen möglichst im Konsent und bereitet Entscheidungen für Vorstand und Mitgliederversammlung vor.
  • Die Treffen und Resultate des Gemüsegremiums sollen dokumentiert und transparent mit allen Mitgliedern kommuniziert werden und so Gelegenheit bieten ggf. Input zu geben.

2.4 Mitarbeit | Ehrenamt

  • Die Mitarbeit ist laut Satzung nicht verpflichtend.
  • Gleichzeitig ist es wichtig, dass jeder Aufgaben (Verantwortung, Rollen) übernimmt, weil es nur Spaß macht, wenn man mitarbeitet (Gemeinschaft) und die Aufgaben des Vereins getragen werden müssen.
  • Dabei haben wir das Ziel, dass sich jeder nach Kräften, Fähigkeiten, Neigung und Lust einbringt.
  • Es gibt keinen zeitlichen Richtwert für die Mitarbeit (Zeit vs. Verantwortlichkeiten). Es soll auch möglich sein, temporär nicht mitzuarbeiten.
  • Durch gute Kommunikation, Vernetzung und Gemeinsinn soll die Lust dazu entstehen.
  • Die Mitarbeit wird nicht getrackt. (Im Garten oder relevanten Bereichen können Stunden mitgeschrieben werden, aber nicht personengebunden, sondern zur besseren Planung)
  • Fairness versuchen wir  im Auge zu behalten und ins Gleichgewicht zu bringen.
  • Wir unterscheiden zwischen Mitarbeit am Acker und der Organisation der Vereinsprozesse. Die internen Strukturen tragen die Mitglieder. Bei der Mitarbeit am Acker und Gemeinschaftsaktionen dürfen gerne auch Nicht-Mitglieder und Fördermitglieder dabei sein.
  • Die notwendigen Aufgaben werden zumeist idealerweise in Gruppen organisiert in denen die Aufgaben zusammen bearbeitet werden können. Das ließe dann auch Spielraum für temporär mehr oder weniger Mitarbeit. Innerhalb der Gruppen muss es eine verbindliche Abstimmung geben.
  • Der finanzielle Richtwert soll nicht mit der Art und Volumen der Mitarbeit gekoppelt sein; beides soll nebeneinander stehen.  

2.5 Kommunikation | Werte | Spielregeln

Unser Ziel ist es transparent, direkt und persönlich miteinander zu kommunizieren.

Die Kommunikation soll wertschätzend sein.

Bei Abweichungen ist jedes Mitglied dazu aufgefordert, darauf hinzuweisen und ggf. Unterstützung zu suchen.

2.6 Vertrauensrat

  • Der Vertrauensrat besteht aus zwei-drei Personen, die die Mitglieder bei Problemen im Miteinander – auch einzeln – vertraulich ansprechen können, um zusammen Lösungsansätze zu finden.
  • Idealerweise setzt sich der Vertrauensrat aus verschiedenen Geschlechtern zusammen.
  • Die Mitglieder des Vertrauensrates sollten das als ihre Hauptfunktion im Verein haben, um Interessenskonflikte zu vermeiden.
  • Der Vertrauensrat wird durch die Mitgliederversammlung gewählt. Der Vertrauensrat ist allerdings keine zwingende Funktion innerhalb des Vereins.

  1. Mitgliederversammlung
  • Vor Beginn des Geschäftsjahres findet eine ordentliche Mitgliederversammlung statt. Sie wird vom Vorstand unter Einhaltung einer Frist von zwei Wochen unter Angabe der Tagesordnung und eines Budgetplans einberufen. Die Einberufung erfolgt per Briefpost oder E-Mail.
  • Folgende Tagesordnungspunkte sind Bestandteil einer jeden ordentlichen Mitgliederversammlung.
    - Entgegennahme des Jahresberichts
    - Genehmigung des Budgetplans
    - Wahl, Abberufung und Entlastung der Mitglieder des Vorstands, sowie Wahl der Kassenprüfer*innen
    - Erfordernis zur Änderung der Vereinsordnung
    - Festsetzung der individuellen Mitgliedsbeiträge und des Basisbeitrags zur gemeinschaftlichen Deckung des Budgetplans, siehe hierzu Punkt 1.2 d)
    - Vorstellung von möglichen Aufgaben, Zuständigkeiten (AKs), Vertrauensrat und der freiwilligen Mitarbeit der Mitglieder.
  • Darüber hinaus gehende Anträge und Ergänzungen der Tagesordnung sind möglich und spätestens eine Woche vor der ordentlichen Mitgliederversammlung beim Vorstand einzureichen.
  • Stimmberechtigt in der ordentlichen Mitgliederversammlung ist jedes ordentliche Mitglied.
  • Ablauf der Mitgliederversammlung:
    Vor Beginn der Mitgliederversammlung wird die Anwesenheit der Mitglieder erfasst und die Stimmberechtigung festgestellt. Der Wahlleiter hat durch ein geeignetes Stimmverfahren sicherzustellen, dass nur stimmberechtigte Mitglieder an Abstimmungen teilnehmen. Beispielsweise durch Ausgabe von Stimmkarten.
  • Grundsätzlich ist die Teilnahme an den ordentlichen Mitgliederversammlungen für ordentliche Mitglieder verpflichtend. Bei Verhinderung ist ein Bevollmächtigter zu beauftragen. Hierzu ist eine schriftliche Bevollmächtigung erforderlich, die dem Wahlleiter zu Beginn der Versammlung übergeben werden muss.
  • Auf Antrag eines Mitglieds kann eine geheime Abstimmung stattfinden.
  • Die ordentliche Mitgliederversammlung ist beschlussfähig, wenn sie fristgerecht einberufen wurde.  

  1. Vorstand
  • Jedes Vorstandsmitglied ist gleichberechtigt. Die Aufgaben werden untereinander aufgeteilt und die Mitglieder über die Aufgabenverteilung informiert.
  • Entscheidungen bei Meinungsverschiedenheiten werden durch einfache Mehrheit geregelt.
  • Es gelten folgende Wertgrenzen für die Verfügung über das Vereinskonto:
    Unvorhergesehene Zahlungen außerhalb des Budgetplans können bis zu einem Wert von 1.500 € durch einen Vorstandsbeschluss getätigt werden. Bei budgetierten Zahlungen ist eine Abweichung von 10 % möglich.

  1. Datenschutz
  • Grundsätzlich bei der Datenerhebung und Datenverarbeitung
    - Eine Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich nur, soweit dies zur Erfüllung der Satzungszwecke des Vereins notwendig ist.
    - Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Rahmen der Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes
  • Beitritt und Austritt
    - Mit dem Beitritt zum Verein werden, Anrede, Vorname, Name, Geschlecht, Anschrift, E-Mail Adresse, Telefonnummer (privat, geschäftlich und mobil), Geburtsdatum und Bankverbindung aufgenommen und zum Zwecke der Mitgliederverwaltung gespeichert.
    - Bei Austritt eines Mitglieds werden gespeicherte personenbezogene Daten gelöscht, sofern nicht auf Grundlage besonderer Bestimmungen, z.B. aus steuerrechtlichen Gründen, Aufbewahrungspflichten bestehen.
  • Datenverarbeitung durch den Verein
    Darüber hinaus verarbeitet der Verein die folgenden personenbezogenen Daten:
    - Zum Zwecke des Einzugs von Mitgliedsbeiträgen über die Banksoftware des Vereins Name, Vorname, Geschlecht, Anschrift, Bankverbindung
    - Zum Versand von Newsletter, Vereinsinformationen, Einladung Mitgliederversammlung und vergleichbarer Informationen Name, Vorname, Geschlecht, Postanschrift, E-Mail-Adresse
    - Zur Verarbeitung des Postein- und -ausgangs über EDV und E-Mail Name, Vorname, Geschlecht, Anschrift, E-Mail-Adresse
    Zur Kontrolle der Verwaltung, insbesondere Prüfung ordnungsgemäßer Buchführung die Mitgliederdaten

Erstellt am 02.02.2021